Thách thức

Hội Nữ Hướng đạo Nhật Bản là một tổ chức trên toàn quốc, bao gồm 47 hội đồng địa phương và khoảng 40.000 thành viên. Đây là một thành viên của Hội Nữ Hướng đạo Thế giới - phong trào tự nguyện lớn nhất dành cho các bé gái và thiếu nữ. Tổ chức Nữ Hướng đạo hỗ trợ và cho phép các bé gái cũng như thiếu nữ khai phá hết tiềm năng của mình thông qua chương trình giáo dục không chính quy.

Là một tổ chức trên toàn quốc, Hội Nữ Hướng đạo Nhật Bản đã đối mặt với thách thức là phải duy trì phương thức liên lạc rõ ràng giữa các thành viên. Với vô số nhóm và thành viên ở các độ tuổi khác nhau, họ cần một hệ thống làm việc hiệu quả và an toàn để đảm bảo rằng tất cả các nhóm đều thống nhất và thông tin cá nhân về trẻ vị thành niên đều được giữ kín. Là tổ chức bảo trợ cho các hội đồng địa phương, hồ sơ của họ chứa thông tin cá nhân về các bé gái và thiếu nữ ở mỗi đội hướng đạo sinh và hội đồng địa phương, cũng như người lớn ở vai trò Đội trưởng hướng đạo sinh. Với nhiều địa điểm trải rộng khắp đất nước, việc giám sát và đánh giá tính hiệu quả của các hoạt động là điều hết sức quan trọng. Đội trưởng hướng đạo sinh và hội đồng địa phương báo cáo lại cho Hội Nữ Hướng đạo Nhật Bản về tỷ lệ tham dự, tần suất tổ chức sự kiện và các số liệu khác về mức độ tác động để đảm bảo tổ chức của họ hoạt động hiệu quả nhất có thể. Với nguồn lực hạn chế, họ cần một giải pháp có thể dễ dàng triển khai trên toàn quốc cho các hội đồng địa phương ở nhiều địa điểm khác nhau.

Câu chuyện

Mang “tinh thần Nữ hướng đạo” dám thử nghiệm những điều mới mẻ mà không e sợ, Hội Nữ hướng đạo Nhật Bản đã tích hợp Google cho Tổ chức phi lợi nhuận để tăng tính hiệu quả trên nhiều nhóm và hội đồng địa phương. Đầu tiên, họ bắt đầu dùng Google Workspace để thống nhất hoạt động kinh doanh trong các hội đồng địa phương. Bằng việc nhúng các biểu mẫu vào trang web, họ có thể cung cấp các chương trình đào tạo trực tuyến thông qua Google Biểu mẫu cho các thành viên của Hội nữ hướng đạo. Chương trình đào tạo trực tuyến mang lại cơ hội cho nhiều thành viên hơn để họ học hỏi kiến thức về phong trào Nữ hướng đạo và các kỹ năng phát triển Năng lực lãnh đạo. Mặc dù chương trình Nữ hướng đạo đã tồn tại hơn một thế kỷ, nhưng Hội Nữ hướng đạo Nhật Bản đã hiện đại hóa công việc của họ bằng các bài kiểm tra trên Google Biểu mẫu. Nhờ đó, họ giúp các bé gái và thiếu nữ nâng cao kiến thức và kỹ năng của mình, đồng thời giành được huy hiệu từ các hội đồng địa phương trên khắp đất nước.

Nhân viên tại Hội Nữ hướng đạo Nhật Bản có trình độ kiến thức kỹ thuật khác nhau. Các sản phẩm như Biểu mẫu và Trang tính cho phép họ dễ dàng chia sẻ thông tin cũng như lấy dữ liệu tóm tắt mà không cần nhập thủ công. Vì họ là một tổ chức bảo trợ cho các hội đồng địa phương nên Google Workspace cho phép họ chỉ chia sẻ tài liệu cho những người dùng cần có quyền truy cập vào từng chi nhánh địa phương, từ đó giúp nâng cao hiệu quả của các biện pháp bảo mật. Giờ đây, họ có thể dễ dàng chia sẻ tệp giữa các hội đồng địa phương nên mỗi đội hướng đạo sinh địa phương đều có thể chia sẻ những phương pháp hay nhất, hoạt động xây dựng nhóm và nhiều hoạt động khác để đẩy mạnh hiệu quả công việc. Với Gmail, họ đã giảm thiểu đáng kể những mối lo ngại trước đây về thư rác, phần mềm độc hại và các vấn đề bảo mật khác nhờ các chế độ bảo mật của Google. Bằng cách thiết lập Google Sites, các hội đồng địa phương và thành viên có thể truy cập vào thông tin liên quan, chẳng hạn như chương trình đào tạo và sổ tay dành cho Đội trưởng hướng đạo sinh. Việc này cho phép chia sẻ nhanh chóng thông tin và nội dung cập nhật theo thời gian thực giữa các hội đồng địa phương và thành viên mà Hội Nữ hướng đạo Nhật Bản hỗ trợ.

Các sản phẩm của Google cho tổ chức phi lợi nhuận không chỉ giúp cải thiện các hoạt động trong công việc nội bộ mà gần đây, Hội Nữ Hướng đạo Nhật Bản còn tận dụng Google cho tổ chức phi lợi nhuận để tiếp cận và truyền thông ra bên ngoài. Với AdGrants và YouTube, họ đang tích cực xây dựng sự hiện diện trực tuyến để thu hút các thành viên mới và chia sẻ công việc tuyệt vời cũng như các sự kiện được tổ chức ở từng địa điểm. Các video trên kênh YouTube của họ giúp minh họa công việc họ làm để trao quyền cho các bé gái và thiếu nữ, bao gồm các hoạt động xây dựng nhóm, hát hò và trại hè ở địa phương.

Để chia sẻ thông tin và tăng số người tham dự sự kiện, họ sử dụng Google Maps để giúp những người không phải là thành viên quan tâm đến phong trào Nữ Hướng đạo dễ dàng tìm thấy các sự kiện diễn ra trên khắp Nhật Bản. Họ cũng sử dụng API Google Maps được cung cấp qua chương trình Earth Outreach để đưa ra tầm nhìn toàn cầu về mức độ tác động của họ đối với các thành viên hiện tại, cũng như các thành viên mới tiềm năng. Bằng cách kết hợp API Google Maps và YouTube, họ đã tạo ra một chuyến Tham quan ảo tại 5 cơ sở Nữ Hướng đạo trên toàn cầu. Điều này khuyến khích tư duy toàn cầu và khiến các thành viên cảm thấy mình như một phần trong cộng đồng lớn hơn trên khắp thế giới.

Các công cụ của Google cho tổ chức phi lợi nhuận không chỉ giúp sắp xếp hợp lý và hiệu quả các chương trình của Hội Nữ Hướng đạo Nhật Bản, mà còn giúp hiển thị trực quan công việc quan trọng của họ nhằm khuyến khích và trao quyền cho các bé gái và thiếu nữ.

Rumiko Meguro, Trụ sở chính của Hội Nữ Hướng đạo Nhật Bản (GSJ), nhóm Quan hệ công chúng (PR) và Gây quỹ

Mức độ ảnh hưởng

Hội Nữ hướng đạo Nhật Bản là một tổ chức lớn trên quy mô toàn quốc, do đó, nỗ lực mở rộng phạm vi là yếu tố thiết yếu để họ thành công. Chương trình đào tạo trực tuyến của họ – nội dung được xác định theo một biểu mẫu trên Google Biểu mẫu – đã cho phép họ đào tạo hơn 7.000 thành viên trên mọi lĩnh vực, từ kiến thức về Nữ hướng đạo cho đến các kỹ năng sống. Trên phương diện tài chính, Google Workspace đã đem đến những hệ thống bảo mật chất lượng cao hơn và có thể dễ dàng triển khai trên nhiều địa điểm.

Google Workspace đã giúp tổ chức này cải thiện đáng kể hiệu quả hoạt động của họ. Trước đây, chỉ có một số nhân viên sử dụng các sản phẩm của Google ở một mức độ nào đó chứ Google Workspace chưa được cài đặt trên toàn bộ tổ chức. Vì vậy, họ phải duy trì nhiều tài khoản email nhưng việc này có thể dẫn đến nguy cơ về bảo mật. Sau khi tổ chức này chuyển sang dùng Google Workspace, mỗi nhân viên chỉ có một tài khoản phục vụ mọi nhu cầu hoạt động và họ có thể truy cập vào tài khoản của mình ở bất cứ đâu, từ đó loại bỏ nguy cơ mất tài liệu của nhân viên khi họ rời khỏi tổ chức. Google Workspace cho phép họ quản lý người dùng tại chỗ và cập nhật nhân viên trong tổ chức lớn của họ một cách nhanh chóng và hiệu quả. Trước đây, nhân viên phụ trách hệ thống công nghệ thông tin và truyền thông của tổ chức này phải yêu cầu nhà cung cấp bên ngoài thực hiện những thay đổi về tài khoản (chẳng hạn như thêm thành viên mới hoặc xóa tài khoản của nhân viên đã nghỉ hưu) thông qua bảng tính. Google Workspace giúp họ không phải tốn nhiều thời gian cho các hoạt động vận hành cốt lõi của tổ chức và có thể tập trung nhiều hơn vào các nỗ lực mở rộng phạm vi để tiếp cận nhiều bé gái và thiếu nữ hơn, đồng thời tiếp tục công việc trong chương trình.

Các công cụ của Google cho tổ chức phi lợi nhuận cũng giúp mở rộng tầm nhìn của tổ chức, đồng thời đẩy mạnh các nỗ lực hỗ trợ bé gái và thiếu nữ cũng như sự phát triển của họ. Trước đây, các sự kiện của họ được đăng lên trang web - bao gồm hàng loạt sự kiện trong một danh sách dài buộc người tham dự phải nhấp qua. Với Google Maps, họ đã có thể nhúng bản đồ vào trang web và cập nhật các sự kiện trong thời gian thực. Mỗi sự kiện đều được mã hóa màu, theo tháng hoặc theo chủ đề (như “Ngày Nữ Hướng đạo sinh”) nhằm giúp những người quan tâm đến phong trào Nữ Hướng đạo nhanh chóng tìm thấy các sự kiện tại địa phương để tham dự. Bằng cách tích hợp sự kiện trên Google Maps và hiển thị trực quan vị trí của mình, họ đã tăng tỷ lệ tham dự sự kiện với hơn 18.000 lượt xem thông tin sự kiện. Các thành viên tiềm năng không còn phải tìm kiếm buổi gặp mặt ở gần nhất nữa mà thay vào đó, họ có thể dễ dàng hiển thị bản đồ và tìm cơ hội kết nối với nhau.

Chia sẻ công việc quan trọng mà họ thực hiện và hiển thị trực quan mức độ tác động của họ đến các bé gái và thiếu nữ là điều thiết yếu để mang lại thành công cho Hội Nữ Hướng đạo Nhật Bản. Ad Grants đã cải thiện mức độ hiện diện trực tuyến của họ, đem lại hơn 3000 lượt truy cập trang web hàng tháng, giúp tăng 500% số lượt truy cập chỉ trong 2 tháng. Đối với các chiến dịch toàn cầu như “Chấm dứt bạo lực”, họ đã tạo ra các quảng cáo khuyến khích bình đẳng giới và ngăn chặn bạo lực, nhằm nâng cao nhận thức và gia tăng mức độ phủ sóng truyền thông của chiến dịch tại Nhật Bản. Tương tự, kênh YouTube của họ có một danh sách phát ghi lại hình ảnh các Nữ Hướng đạo sinh cover bài hát patty-cake “I’ll Think of You” - của Kurt Schneider, như một hoạt động xây dựng nhóm. Nhiều nhóm và hội đồng địa phương đã cung cấp video - với 43 lượt đóng góp cho đến nay. Những video này dùng để hiển thị ví dụ về các hoạt động của Nữ Hướng đạo sinh, cũng như thu hút các thành viên mới tiềm năng truy cập vào trang web thông qua thẻ và chú thích. Với hơn 20.000 lượt xem mà một số video đạt được, YouTube đã trở thành nhân tố thúc đẩy hiển thị công việc của họ nhằm hỗ trợ và trao quyền cho các bé gái cũng như thiếu nữ.

Hội Nữ Hướng đạo Nhật Bản có hàng chục chương trình - từ chương trình gia tăng mức độ tự tin do WAGGGS và DOVE đồng phát triển, cho đến chiến dịch Chấm dứt bạo lực nhằm hỗ trợ giảm thiểu hành vi bạo lực đối với phụ nữ, các hoạt động trại hè và sự kiện khác nhau trên khắp đất nước. Các công cụ của Google cho tổ chức phi lợi nhuận không chỉ giúp sắp xếp hợp lý và hiệu quả các chương trình này, mà còn giúp hiển thị trực quan công việc quan trọng của họ nhằm khuyến khích và trao quyền cho các bé gái và thiếu nữ.